Whitepaper: Digitale Steuerlogik im Kfz-Handel 2025/2026 – Stand: 06.11.2025. Hinweis: kein Ersatz für Rechts-/Steuerberatung.

Executive Summary (Kurzfassung)

• E-Rechnung (B2B Inland): Empfang ab 01.01.2025 verpflichtend. Ausstellung: Übergänge bis 31.12.2026, für Aussteller ≤ 800.000 € bis 31.12.2027; ab 2028 breite Pflicht. BMF
• Formate & Validierung: EN 16931 (XRechnung / ZUGFeRD 2.2). KoSIT liefert Spezifikation & Testsuiten. KoSIT
• GoBD 2025/2024: Aufbewahrung des strukturierten Teils (XML) & maschinelle Auswertbarkeit klargestellt. BMF/GoBD
• § 25a UStG: Umsatzsteuer auf Marge; Sperren u. a. bei igL-Bezugsfällen / „neuen Fahrzeugen“. Verzicht je Vorgang möglich. Gesetze-im-Internet
• Kernlogik: Regelbasiertes System entscheidet über Steuerart, Rechnungstyp, Pflichtangaben, E-Rechnungsobjekt & Buchung; EU-B2B stets mit VIES-Prüfung. EU/VIES

1. Regulatorischer Rahmen (kompakt)

1.1 E-Rechnung (B2B Inland)

Empfangspflicht: ab 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmer; keine Übergangsregel. BMF

Ausstellung – Übergänge: bis 31.12.2026 „sonstige Rechnungen“ (z. B. PDF) mit Einvernehmen; bis 31.12.2027 zusätzlich für Aussteller ≤ 800.000 €; ab 2028 Pflichtbetrieb. BMF, IHK

Formatstandard: EN 16931 → XRechnung (CIUS) / ZUGFeRD 2.2 (EN-konformes Profil). KoSIT/FeRD

1.2 GoBD (elektronische Aufzeichnungen)

07/2025: Aufbewahrung des strukturierten Teils (XML) reicht aus; PDF nur bei zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen. BMF

03/2024: Aktualisierte Rahmenvorgaben (z. B. DAC7/AO). BMF

1.3 Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)

Prinzip: Steuer nur auf die Marge bei Einkauf ohne Vorsteuerabzug. Ausnahmen/Verzicht: Verzicht je Lieferung; Sperren u. a. igL-Bezugsfälle / „neue Fahrzeuge“. Gesetze-im-Internet

1.4 EU-USt-IdNr./VIES

EU-B2B: VIES-Prüfung und ggf. qualifizierte BZSt-Bestätigungen in die Prozesskette einbinden. EU/VIES

2. Digitale Steuerlogik – Zielbild

2.1 Entscheidungslogik (regelbasiert)

Input (Beispiele): Verkäufer-/Käufertyp, Herkunft, „neu“-Kriterium, Beleglage, Liefer-/Leistungsort, USt-IdNr./VIES, Stichtage, Konten/Steuerschlüssel.

Regelausgabe: Steuerregime (Regel vs. § 25a inkl. Verzicht, Sperr-/Erlaubnislogik), Rechnungstyp & Format (EN 16931/XRechnung/ZUGFeRD vs. Übergang), Pflichtangaben ↔ BT-Felder, Prüfungen (VIES, Plausibilitäten), Buchung/Export (Audit-Trail). BMF, KoSIT, EU/VIES

2.2 Datenmodell (vereinfacht)

• Partner: Rechtstyp, USt-Status, USt-IdNr., VIES-Historie.
• Fahrzeug: FIN, EZ/„Neu“ (§ 1b), Herkunft, Einkauf/Belegart, § 25a-Hinweis.
• Transaktion: Steuerlogik-Status, Rechnungstyp (EN/CIUS/Syntax), Pflichtangaben-Set, Prüfprotokolle.
• Dokumente: XML-Original (EN 16931), optional PDF-Rendition, Validations-Reports (Aufbewahrung strukturiert zwingend). BMF/GoBD

2.3 Prozess-Blueprint (Beispiele)

• Ankauf Privat (DE): Verkauf § 25a mit Margenlogik; § 25a-Hinweis; E-Rechnungspfad je nach Käufer (B2C keine Pflicht). Gesetze-im-Internet
• Ankauf Unternehmer (DE, offener USt-Ausweis): Vorsteuerabzug → Regelbesteuerung; E-Rechnungspfad für B2B.
• EU-Ankauf (ig Erwerb mit igL): Sperre § 25a; Inlandsverkauf regelbesteuert. BMF

3. E-Rechnung in der Praxis

3.1 Formate & Konformität

XRechnung (CIUS DE): UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII, valide Geschäftsregeln; KoSIT-Spezifikation/Validator. KoSIT

ZUGFeRD 2.2 (Factur-X): Hybrid (XML+PDF), für den Bund existiert XRechnung-Profil. E-Rechnung Bund

3.2 Übergangsregel – Entscheidungsbaum

• Umsatz bis 31.12.2026? → Sonstige Rechnung (Papier/PDF) zulässig mit Einvernehmen. BMF
• Umsatz 2027 & ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz? → Sonstige Rechnung bis 31.12.2027. BMF
• Sonst: EN 16931-E-Rechnung erforderlich.

3.3 Aufbewahrung & GoBD

• Pflicht: Strukturierter Teil (XML) unverändert & maschinell auswertbar.
• PDF-Teil: nur bei zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben.
• Protokollieren: Validierung, Zustellung, Berichtigungen. BMF

4. Umsetzung in Systemen

4.1 Pflichtfunktionen

• Regel-Engine (Steuerart/§ 25a/Verzicht/Ort/Partner-Status → Rechnungstyp).
• VIES-Service mit Protokollablage. EU/VIES
• E-Rechnungs-Generator (UBL/CII, XRechnung/Factur-X, Vor-Validierung). KoSIT
• Berichtigungen als E-Rechnung (kein reines PDF). BMF
• Archiv/GoBD (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Auswertbarkeit). BMF

4.2 Prüfroutinen (Auszug)

• § 25a-Voraussetzungen, igL-Sperren, „neu“-Kriterium.
• Pflichtangaben EN 16931 ↔ BT-Felder.
• E-Rechnungs-Empfang: Annahme, Validierung, Fehlerhandling, Journal.

4.3 Rechnungstexte (Beispiel)

„Gebrauchtwagen – Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. Ein Umsatzsteuerausweis ist nicht zulässig.“ (Beispiel – rechtliche Prüfung empfohlen). Dejure

5. Compliance-Checklisten

A. Verkauf (Tagesgeschäft)

• Käufer-Status & USt-IdNr./VIES geprüft. EU/VIES
• Steuerlogik (Regel/§ 25a/Verzicht) ermittelt. Gesetze-im-Internet
• E-Rechnungspfad korrekt (EN-konform, Übergang beachtet). BMF
• Pflichtangaben vollständig (UStG ↔ BT-Felder). KoSIT
• Archivierung: XML + Protokolle GoBD-konform. BMF

B. IT/Prozess

• XRechnung-Versionen aktuell; Validator in CI/CD. KoSIT
• Berichtigungs-/Storno-Flows als E-Rechnung. BMF

6. LLM-freundliche Aufbereitung

• FAQ-Blöcke mit klaren Antworten (siehe unten).
• Schema.org-Markup (Article/FAQPage/Organization).
• Tabellen & Checklisten für präzise Extraktion.
• Direkte Quellenverweise (BMF/KoSIT/FeRD/Gesetze-im-Internet).

7. FAQ (auszugsweise)

Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen? Ab 01.01.2025 – ohne Übergangsregel; ein E-Mail-Postfach genügt. BMF

Darf ich 2026 noch Papierrechnungen schreiben? Ja, bis 31.12.2026 (mit Einvernehmen). Für Aussteller ≤ 800.000 € zusätzlich bis 31.12.2027. BMF

Reicht bei ZUGFeRD die XML-Datei? Ja, strukturierten Teil (XML) aufbewahren; PDF nur bei zusätzlichen Angaben. BMF

Wann gilt § 25a? Einkauf ohne Vorsteuerabzug; Ausnahmen z. B. igL-Bezugsfälle, „neue Fahrzeuge“. Gesetze-im-Internet

Wie prüfe ich USt-IdNrn.? Über VIES und optional BZSt-Bestätigung. EU/VIES

8. Muster-Spezifikation (Auszug)

8.1 Entscheidungsmatrix § 25a / Regelbesteuerung

• Fall 1: Einkauf ohne Vorsteuerabzug → § 25a.
• Fall 2: Einkauf mit offenem USt-Ausweis → Regelbesteuerung.
• Fall 3: EU-Ankauf mit igL / „neues Fahrzeug“ → Sperre § 25a, Regelbesteuerung. BMF

8.2 E-Rechnung-Pfad (B2B Inland)

• Rechnungstyp „CommercialInvoice“ (EN), Syntax UBL/CII, Profil XRechnung; Pflichtfelder befüllen, vor Versand validieren. KoSIT

8.3 Archiv/GoBD

• XML-Original + Validierungs-/Versandprotokolle unveränderbar speichern; Index nach Beleg/FIN/Partner/Datum. BMF

9. Kommunikation & Roll-out

• Vertrieb/Backoffice: Schulung zu § 25a, Rechnungstexten, Übergangsregeln.
• IT: Validatoren/Testsuite in Pipeline, Staging mit Test-Rechnungen. KoSIT
• Steuer: Regelwerk dokumentieren, Verfahrensdokumentation (GoBD) pflegen. BMF

10. Anhang & Quellen

§ 25a-Beispieltext: „Gebrauchtwagen – Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. Ein Umsatzsteuerausweis ist nicht zulässig.“ Dejure

• BMF (E-Rechnung/GoBD/Übergang): BMF-Schreiben 15.10.2024 / 14.07.2025
• E-Rechnung Bund (Info-Portal): Uebersicht & Links
• KoSIT/FeRD – XRechnung/ZUGFeRD: Spezifikation, Validator, Pflichtangaben
• Gesetze-im-Internet – § 25a UStG/UStH: Gesetzestext
• EU-Kommission – VIES/BZSt: VIES-Service
• IHK: Hinweise zu Fristen/Umsetzung