KYC bei Bargeld im Autohaus: Pflichten, Prozesse und typische Fehler

Bargeldgeschäfte im Kfz-Handel sind aus Sicht der Geldwäscheprävention besonders relevant: hohe Werte, schnelle Eigentumsübertragung, grenzüberschreitende Verwertung und häufige Drittbeteiligte (Bevollmächtigte, Vermittler, Firmenkonstrukte). Autohäuser sind dadurch faktisch „Gatekeeper“ – und müssen KYC-Prozesse (Sorgfaltspflichten) so aufsetzen, dass sie im Tagesgeschäft funktionieren und in Prüfungen belastbar sind.

Passende Deep-Dives aus der Autaxo-Wissensdatenbank (Dokumentation & International):

GoBD/Prüfungsrealität: GoBD im Autohaus: Was Finanzämter wirklich prüfen

EU-Verkauf/Nachweise: igL-Fahrzeugverkauf: Steuerfrei, USt-IdNr., Nachweise & ZM

Drittland-Export/MRN: Fahrzeugverkauf ins Drittland: MRN & Ausfuhrnachweis

Digitale Belege/E-Rechnung: E-Rechnung ab 2025 im Autohandel: Pflicht, Formate, DATEV

Auf einen Blick: Was ein Autohaus zu Bargeld-KYC wissen muss

Schwelle: Bei Barzahlungen ab 10.000 € sind Vertragspartner zu identifizieren – bei Annahme und bei Auszahlung (z. B. Ankauf).
Splitting/Smurfing: Mehrere Teilzahlungen können eine verbundene Transaktion sein – dann zählt die Gesamtsumme, nicht die Einzelrate.
Verdacht schlägt Schwelle: Bei tatsächlichen Anhaltspunkten ist KYC/Handeln betragsunabhängig zu prüfen.
Firmenkunde = UBO-Thema: Bei Unternehmen ist regelmäßig der wirtschaftlich Berechtigte festzustellen (Kontrolle > 25 %).
goAML readiness: Verdachtsmeldungen laufen über goAML; organisatorisch muss das Autohaus meldungsfähig sein.
Datenlogik: 5 Jahre GwG (inkl. Löschpflicht) kollidiert in der Praxis mit 10 Jahren steuerlicher Aufbewahrung – Lösung: Trennungsprinzip.

1) Wer ist betroffen? Autohändler als „Verpflichtete“ nach GwG

Der gewerbliche Kfz-Handel fällt als Güterhändler unter die Verpflichtetenstellung des Geldwäschegesetzes. Wichtig ist die Praxis-Unterscheidung:

Verpflichtetenstatus: besteht abstrakt (Autohaus = Verpflichteter).
Aktivierung bestimmter KYC-Pflichten: erfolgt bei Güterhändlern häufig transaktionsbezogen, insbesondere bei Bargeldschwellenwerten – zusätzlich anlassbezogen bei Verdacht.

Zusätzlich zu KYC im Einzelfall sind Compliance-Grundbausteine notwendig (risikobasiert): interne Zuständigkeiten, Prozessbeschreibung, Schulung und eine Dokumentationslogik, die im Audit standhält.

2) Wann muss ein Autohaus KYC durchführen?

A) Bargeld ab 10.000 €: Identifizierungspflicht (Annahme & Auszahlung)

Die zentrale Schwelle im Verkaufsraum ist 10.000 € Bargeld. Sobald ein Autohaus Bargeld entgegennimmt oder auszahlt und die Schwelle erreicht/überschritten wird, sind die allgemeinen Sorgfaltspflichten (inkl. Identifizierung) auszulösen.

Typische Fälle:

Kunde zahlt Anzahlung/Restbetrag teilweise in bar (≥ 10.000 €).
Autohaus kauft ein Fahrzeug an und zahlt den Kaufpreis bar aus (≥ 10.000 €).

B) Splitting/Smurfing: verbundene Transaktionen zählen zusammen

Eine der häufigsten Fehlannahmen in der Praxis lautet: „Jede Rate ist unter 10.000 €, also keine Identifizierung.“
Das ist riskant: Wenn Teilzahlungen wirtschaftlich zusammengehören (z. B. gleiche Fahrzeugtransaktion), ist die Gesamtsumme entscheidend.

Praxisregel: Wenn erkennbar ist, dass eine Transaktion (Fahrzeugkauf/-verkauf) durch mehrere Bargeldteile erfüllt werden soll, sollte KYC bereits ab der ersten Rate gestartet werden – sonst entsteht ein dokumentationsseitiger Blindflug.

C) Verdachtsfall: Schwelle = 0 €

Unabhängig von der Höhe gilt: Bei Verdachtsmomenten können Pflichten ausgelöst werden. Verdacht ist kein „Gefühl“, sondern basiert auf Tatsachen/Indikatoren (siehe Red Flags).

3) Prozess-Checkliste: KYC im Autohaus Schritt für Schritt

Der entscheidende Hebel ist ein standardisierter Ablauf, der (1) im Verkauf funktioniert und (2) eine konsistente Akte erzeugt.

Schritt 1: Transaktionstyp & Bargeldanteil festlegen

Fahrzeugverkauf oder Ankauf?
Bargeldanteil geplant/angefragt?
Drittzahler beteiligt?
Teilzahlungen über mehrere Tage angekündigt?

Audit-Prinzip: Die KYC-Entscheidung muss nachvollziehbar sein (wer, wann, warum).

Schritt 2: Identifizierung bei natürlichen Personen (Privatkunden/Vertreter)

Erforderliche Daten (Kernfelder):

Vor- und Nachname
Geburtsort und Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Wohnanschrift

Zulässige Dokumente (typisch):

Personalausweis, Reisepass, elektronischer Aufenthaltstitel (gültig, Lichtbild).

Praxis-Hinweis: Ein Führerschein ist regelmäßig kein vollwertiger Identitätsnachweis im GwG-Sinne.

Schritt 3: Firmenkunden (B2B): Vertragspartner + Vertretung prüfen

Bei Unternehmen ist doppelt zu arbeiten:

Vertragspartner (Firma) erfassen und verifizieren

Firma, Rechtsform, Sitz/Anschrift
Registerdaten (z. B. HR-Auszug), Vertretungsorgane (z. B. Geschäftsführer)

Auftretende Person identifizieren & Vertretungsberechtigung klären

Geschäftsführer/Prokurist: Registerabgleich
Bevollmächtigter/Abholer: schriftliche Vollmacht + Identifizierung

Schritt 4: Wirtschaftlich Berechtigten (UBO) feststellen (bei Unternehmen)

Ein häufiger Prüfungsfehler: Es wird nur der Geschäftsführer dokumentiert – nicht die Kontrolle im Hintergrund.

Grundlogik: Wirtschaftlich berechtigt ist i. d. R. eine natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % hält/beherrscht oder vergleichbar Kontrolle ausübt.
Wenn kein „echter“ UBO ermittelbar ist (Sonderfälle), greift die Auffanglogik („fiktiver UBO“) – dann muss dokumentiert werden, dass und wie geprüft wurde.

Schritt 5: Red-Flags prüfen & Entscheidung dokumentieren

KYC ist nicht „Ausweis kopieren“, sondern risikobasiert. Eine kurze, standardisierte Red-Flag-Abfrage reduziert das Risiko massiv.

Schritt 6: Akte vollständig ablegen (und Löschlogik beachten)

Der finale Unterschied zwischen „Pflicht erfüllt“ und „Pflicht nachweisbar erfüllt“ ist die Akte:

Identifizierungsdaten (inkl. Nachweis)
Vollmachten/Vertretungsprüfung
UBO-Dokumentation (bei B2B)
Notiz/Vermerk zur Schwelle/Splitting/Red-Flags
ggf. interne Eskalation/Meldeentscheidung

4) Splitting/Smurfing im Autohaus: typische Muster und Gegenmaßnahmen

Warum das relevant ist: Täter kennen Schwellenwerte und versuchen sie zu umgehen. Das Autohaus braucht daher einen „Klammer-Effekt“: Zahlungen, Personen und Vorgänge müssen zusammengeführt werden.

Typische Fallgruppen

Gestückelte Anzahlung

Heute 9.000 € bar, morgen 9.000 € bar (Partner/Familie), Rest Überweisung.
→ wirtschaftlicher Zusammenhang (ein Fahrzeug) → addieren.

„Zubehör-Trick“

Fahrzeug 9.500 € bar, kurz danach Winterräder/Service 1.200 € bar, klarer Bezug zum Fahrzeug.
→ addieren, wenn wirtschaftliche Einheit plausibel.

Mehrere Käufe im engen Zusammenhang

Zwei Fahrzeuge am selben Tag, gleiche Zahlquelle/verbundene Personen.
→ Grenzfall, aber KYC/Erhöhung der Sorgfalt ist regelmäßig sachgerecht.

Minimaler Gegenmaßstab

KYC-Kriterium nicht an „Einzahlung“, sondern an Gesamttransaktion koppeln.
Interne Regel: Teilzahlungen innerhalb eines definierten Fensters (z. B. 30 Tage) werden pro Kunde/Deal gebündelt.
Dokumentationsstandard: „Bargeldanteil geplant“ → KYC sofort starten.

5) goAML, Verdachtsmeldung und „Tipping Off“: organisatorische Mindestanforderungen

goAML: meldungsfähig sein (nicht erst im Ernstfall)

Verdachtsmeldungen laufen über das FIU-Portal goAML. Das Autohaus muss organisatorisch sicherstellen:

Zuständigkeit (wer entscheidet/erstellt Meldung)
Dokumentationsweg (welche Fakten werden festgehalten)
Zugriff/Registrierung (damit im Ernstfall keine technische Blockade entsteht)

Verdachtsmeldung: betraglich unabhängig

Eine meldepflichtige Konstellation kann auch unter 10.000 € vorliegen, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass Gelder aus Straftaten stammen oder der UBO nicht offengelegt wird.

Tipping Off vermeiden

Wenn eine Verdachtsmeldung erwogen/abgegeben wird, gilt: Der Kunde darf nicht „vorgewarnt“ werden. Das betrifft auch indirekte Hinweise („wir melden das jetzt“).

6) Red Flags im Kfz-Handel: Indikatoren, die regelmäßig Aufmerksamkeit verdienen

Zahlungsmodalitäten

Unübliche Stückelung (sehr viele kleine Scheine)
Geld in ungewöhnlichen Behältnissen (Tüten/Briefumschläge)
Ablehnung unbarer Zahlung trotz plausibler Möglichkeiten
Zahlung durch Dritte ohne nachvollziehbare Beziehung

Kundenverhalten

Auffälliges Desinteresse am Fahrzeug (keine Fragen, keine Probefahrt)
Auffällige Eile, Umgehung üblicher Abläufe
„Strohmann“-Indizien (Begleitperson steuert, Käufer wirkt überfordert)

Transaktionsstruktur

Sofortiger Export/Weiterverkauf, grenzüberschreitende Konstellationen ohne plausible Story
Wiederholte „Grenzbetrags“-Gestaltungen knapp unter 10.000 €

7) Aufbewahrung vs. Löschung: 5 Jahre GwG trifft 10 Jahre Steuerrecht

Hier entstehen in der Praxis die meisten Systemfehler: Daten werden zu lange gespeichert (DSGVO/GwG-Risiko) oder zu kurz (Steuer-/Audit-Risiko).

Grundlogik

GwG-Unterlagen (z. B. Ausweiskopie, UBO-Prüfung, Red-Flag-Check): i. d. R. 5 Jahre und danach zu löschen (GwG-Löschlogik).
Steuerrelevante Belege (Rechnung/Vertrag/Buchungsbeleg): häufig 10 Jahre (AO-Aufbewahrung).

Lösung in der Praxis: Trennungsprinzip

Kaufmännische Belege und GwG-spezifische Unterlagen logisch getrennt verwalten.
GwG-Unterlagen mit eigenem Löschdatum versehen, ohne die steuerliche Belegakte zu gefährden.

Dokumentationsqualität (Audit-Fokus):
GoBD im Autohaus: Was Finanzämter wirklich prüfen
Digitale Belege/E-Rechnung als Prozessbasis:
E-Rechnung ab 2025 im Autohandel: Pflicht, Formate, DATEV

8) Ausblick: EU-AMLR und Bargeldobergrenze ab 2027

Die EU führt mit der AMLR eine EU-weite Bargeldobergrenze von 10.000 € im gewerblichen Güterhandel ein. Damit verschiebt sich der Fokus:

Heute: „Identifizieren ab 10.000 € Bargeld“ (Schwelle als Trigger)
Ab Geltung: „Bargeld über 10.000 € ist nicht zulässig“ (Verbot + Umgehungsschutz)

Für Autohäuser bedeutet das: Zahlungsprozesse müssen mittelfristig so aufgestellt werden, dass schnelle unbare Alternativen (z. B. Echtzeitüberweisung) operativ funktionieren – ohne den Verkaufsprozess zu bremsen.

FAQ – häufige Fragen (AEO-optimiert)

Muss ein Autohaus jeden Kunden identifizieren?

Nein. Bei Güterhändlern ist KYC typischerweise transaktionsbezogen – insbesondere bei Bargeld ab 10.000 € oder bei Verdacht.

Gilt die 10.000-€-Schwelle auch beim Ankauf (Auszahlung)?

Ja, die Schwelle betrifft grundsätzlich sowohl Annahme als auch Ausgabe von Bargeld.

Reicht ein Führerschein für die Identifizierung?

In der Regel nicht. Er ist kein vollwertiger Ausweis im GwG-Sinne, weil zentrale Identitätsmerkmale fehlen können.

Darf ein Autohaus den Ausweis kopieren/scannen?

Im GwG-Kontext ist die Anfertigung einer Kopie/optischen Digitalisierung zur Dokumentation zulässig, wenn sie zur Erfüllung der Pflichten erforderlich ist.

Wie ist bei Teilzahlungen unter 10.000 € zu verfahren?

Wenn Teilzahlungen wirtschaftlich zusammengehören (verbundene Transaktion), ist die Gesamtsumme maßgeblich. KYC sollte dann frühzeitig gestartet werden.

Wie lange dürfen KYC-Unterlagen gespeichert werden?

GwG-Unterlagen sind typischerweise 5 Jahre aufzubewahren und anschließend zu löschen. Steuerrelevante Belege unterliegen häufig längeren Aufbewahrungsfristen. Das erfordert ein Trennungs- und Löschkonzept.

Wie Autaxo unterstützen kann (neutral)

Autaxo kann KYC-relevante Unterlagen in einer strukturierten Deal-/Fahrzeugakte bündeln (z. B. Identifizierungsnachweise, Vollmachten, UBO-Dokumentation, Red-Flag-Check) und mit definierter Dokumentationslogik verknüpfen. Entscheidend ist, dass GwG-Unterlagen separat behandelbar sind (Löschfristen), ohne die steuerliche Belegakte zu beeinträchtigen.

Weiterführende Artikel

Rechtsgrundlagen (Auszug, ohne Einzelfallberatung)

GwG (Verpflichtetenstellung Güterhändler, Sorgfaltspflichten/Identifizierung, Aufzeichnung/Aufbewahrung, Verdachtsmeldung, Informationsweitergabeverbot)
AO/GoBD (Aufbewahrung steuerlicher Belege, Nachvollziehbarkeit/Unveränderbarkeit)
EU-AMLR (EU-weite Bargeldobergrenze, Anwendungsstart)

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.